Conhecendo Microsoft Excel

Introdução ao Microsoft Excel

O Excel é um aplicativo Windows - uma planilha eletrônica - que fornece ferramentas para efetuar cálculos através de fórmulas e funções e para a análise desses dados. As cinco principais funções do Excel são:

Planilhas: Você pode armazenar, manipular, calcular e analisar dados tais como números, textos e fórmulas. Pode acrescentar gráficos diretamente em sua planilha, elementos gráficos, tais como retângulos, linhas, caixas de texto e botões. É possível utilizar formatos pré-definidos em tabelas.
Bancos de dados: você pode classificar, pesquisar e administrar facilmente uma grande quantidade de informações utilizando operações de bancos de dados padronizadas.
Gráficos: você pode rapidamente apresentar de forma visual seus dados. Além de escolher tipos pré-definidos de gráficos, você pode personalizar qualquer gráfico da maneira desejada.
Apresentações: Você pode usar estilos de células, ferramentas de desenho, galeria de gráficos e formatos de tabela para criar apresentações de alta qualidade.
Macros: as tarefas que são freqüentemente utilizadas podem ser automatizadas pela criação e armazenamento de suas próprias macros.

Iniciando o Excel

Via Botão Iniciar - Com o botão esquerdo do mouse clique sobre o Botão Iniciar () localizado na Barra de Tarefas do Windows, siga até Programas, Microsoft Office e clique sobre Microsoft Excel.
Via Barra de Atalhos do Office - Efetue um clique sobre o ícone do Excel.

Conhecendo a Janela Excel

Área de trabalho
É uma janela dentro do Excel que contém uma planilha. Uma planilha contém uma série de células nas quais pode-se inserir dados. As células são organizadas em linhas identificadas por números e colunas identificadas por letras. Você identifica uma célula pela interseção de uma coluna com uma linha. (ex. A1).
Contém um botão de menu de Controle que permite minimizar a planilha em um ícone.
Número de linhas - de 1 a 16.384
Número de colunas – 256.

Barra de status

Mostra uma variedade de informações dependendo do que está feito na planilha.
O lado esquerdo da barra pode mostrar:
Pronto - aguarda que você digite dados na célula
Digite - quando você insere dados em uma célula
Edita - quando você edita (pressionando F2, por exemplo) o conteúdo de uma célula
Do lado direito desta barra é mostrado o estado de algumas teclas:
NUM - tecla Num Lock ativada
SE - o modo "Sobreescrever" está ativado
SCRL - a tecla Scroll Lock está ativada
CAPS - a tela Caps Lock está ativada

Barras de Rolagem: Deslocam a planilha vertical ou horizontalmente. O botão que há dentro de cada barra de rolagem é chamado de botão de rolagem. Ele pode ser arrastado para uma determinada posição da planilha. Use as barras de rolagem da seguinte maneira: Para deslocar linha por linha, clique a seta para cima ou para baixo na barra de rolagem vertical.
Para deslocar coluna por coluna, clique a seta para a esquerda ou para a direita na barra de rolagem horizontal.
Para deslocar uma tela de cada vez, clique acima ou abaixo do botão de rolagem da barra de rolagem vertical.
Para deslocar rapidamente para uma posição específica da planilha, arraste o botão de rolagem da barra vertical para a posição desejada

Ponteiro da Célula: Indica quando a célula está ativa: a borda mais forte indica a célula ativa.

Introduzindo dados na planilha

Para introduzir dados em uma célula ela deve estar ativa. Para selecionar uma célula, clique sobre na célula desejada.
Note que as suas coordenadas aparecem na caixa mais à esquerda da barra de fórmulas e que a célula fica com um contorno mais forte. Você também pode caminhar pelas células com o auxílio das setas de direção(do teclado) para cima, para baixo, para a direita e para a esquerda.
Obs: Movendo o mouse como o botão pressionado, mais de uma célula será selecionada.

Barra de Fórmulas: Esta linha mostra as coordenadas e informações da célula atual. Nesta barra é possível também digitar e editar o conteúdo de uma célula.
Ex.: Clique sobre a célula A1 e observe que a célula ficará com as bordas mais escuras. Digite o número 1 e observe também a barra de fórmulas.

Editando ou alterando dados da planilha

Para alterar o conteúdo de uma célula você pode:
Ativar a célula, digitar o dado correto e pressionar Enter ou;
Ativar a célula e clicar na barra de fórmulas sobre o dado existente - note que o cursor se modifica para o formato de uma viga. Use as teclas Backspace, DEL e as demais do teclado para corrigir o trecho incorreto. Clique na caixa Enter ou tecle Enter para confirmar a alteração.
Outra forma de alterar - editar - o conteúdo de uma célula, é ativar a célula que se deseja alterar e teclar . A palavra Edita aparecerá na barra de status. Agora você pode efetuar as correções do mesmo modo que o descrito acima.
Efetuando um duplo clique sobre a célula a ser alterada é possível editar novamente na própria célula.

No modo Editar você tem as seguintes teclas disponíveis:
Backspace - apaga os caracteres à esquerda do cursor
Delete - Apaga os caracteres à direita do cursor
Insert - Ativa e desativa o modo de sobre escrever (SE - Sobrescrever)
Setas à direita e setas à esquerda - movem o cursor
Home - Leva o cursor para o início do conteúdo da linha
End - leva o cursor ao fim do conteúdo da linha

Selecionando células

Para selecionar: Qualquer célula
Efetue o procedimento: Pressione o botão do mouse com o ponteiro sobre a célula a ser selecionada.

Para selecionar: Células adjacentes
Efetue o procedimento: Selecione a primeira célula, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste até a última a ser selecionada ou, clique na primeira, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na última.

Para selecionar: Células ou grupo de células não adjacentes.
Efetue o procedimento:Selecione uma célula ou um grupo de células e com a tecla CTRL pressionada selecione outras células ou grupo de células não adjacentes.

Para selecionar: Uma linha
Efetue o procedimento:Pressione o botão do mouse com o ponteiro no cabeçalho à esquerda onde está o número da linha.

Para selecionar:Diversas linhas adjacentes
Efetue o procedimento:Selecione uma linha, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste-o nos cabeçalhos das linhas a serem selecionadas ou selecione a primeira linha e com a tecla SHIFT pressionada, clique na ultima.

Para selecionar:Diversas linhas não adjacentes
Efetue o procedimento:Selecione uma linha e com a tecla CTRL pressionada, clique no cabeçalho das demais linhas a serem selecionadas.
Para selecionar: Uma coluna
Efetue o procedimento: Pressione o botão do mouse com o ponteiro no cabeçalho no topo onde está a letra da coluna.

Para selecionar:Diversas colunas adjacentes
Efetue o procedimento:Selecione uma coluna, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste-o nos cabeçalhos das colunas a serem selecionadas.

Para selecionar:Diversas colunas não adjacentes
Efetue o procedimento:Selecione uma coluna e com a tecla CTRL pressionada, clique no cabeçalho das demais colunas a serem selecionadas.

Para selecionar:Toda a planilha
Efetue o procedimento:Pressione o botão do mouse com o ponteiro no botão que está no canto superior esquerdo, à esquerda da coluna A.

Fórmulas

Através das fórmulas, você pode executar operações tais como adição, multiplicação ou comparação com os valores da planilha.

As fórmulas do Excel sempre começam com um sinal de “=“ (igual)

Ative, por exemplo, a célula C4 (coluna C linha 4), digite a fórmula =5+4-1 e para confirmar essa entrada de dados, pressione a tecla ou clique no botão Ö na barra de fórmulas. Observe que o cálculo foi realizado e o resultado "8" foi apresentado. Mantenha a célula C4 selecionada e observe que na barra de fórmulas é exibida a fórmula que originou aquele resultado. Para alterar o conteúdo da célula, veja Editando ou alterando dados da planilha. Para editar a fórmula que que resultou nesse valor pode-se também clicar o botão (editar fórmula) na barra de fórmulas.
Para especificar as operações a serem usadas em uma planilha, citamos aqui os principais operadores:

Operador: +
Descrição: Adição
Exemplo de Fórmula: =A1+B1+10

Operador: -
Descrição: Subtração
Exemplo de Fórmula: = A4-5000

Operador: /
Descrição: Divisão
Exemplo de Fórmula: =(A1+C3)/4


Operador:*
Descrição: Multiplicação
Exemplo de Fórmula:=C4*10

Operador:%
Descrição: Porcentagem
Exemplo de Fórmula:=A1*6%

Operador: ^
Descrição: Exponteciação
Exemplo de Fórmula: =2^6

Operadores de Comparação:

Operador: =
Descrição: Igual
Exemplo de Fórmula: =(A1=B7)

Operador: >
Descrição: Maior que
Exemplo de Fórmula:=D4>70

Operador: <>=
Descrição: Maior ou igual a
Exemplo de Fórmula: =E2>=A1

Operador: <= Descrição: Menor ou igual a Exemplo de Fórmula: =C19<=100 Operador: <>
Descrição: Diferente
Exemplo de Fórmula: =A1<>D4

Note que os operadores acima comparam dois valores e geram o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO.

Calculando valores em células diferentes:

Para efetuar, por exemplo, o produto de dois valores digitados em células diferentes, é necessário informar as coordenadas das células na fórmula. Ative a célula A1 da planilha e digite o número 100 e na célula A2 o número 5. Efetue os procedimentos a seguir para exibir o resultado desse produto na célula A3:
Selecione a célula A3 e digite a fórmula =A1*A2 e pressione ou clique no botão Ö na barra de fórmulas
Ou :
Selecione a célula A3, digite o sinal de " = ", clique na célula A1, digite o sinal " * " , em seguida clique na célula A2 e pressione ou Ö .

Método rápido para fazer uma soma – AutoSoma

Ative a célula que receberá o resultado da soma.
Clique o ícone de AutoSoma (). Se hover dados numéricos nas células acima ou à esquerda da célula ativa, o Excel coloca uma linha pontilhada intermitente ao redor dessas células e mostra a função:
=SOMA(:) na barra de fórmulas. A função diz que a célula conterá a soma dos valores no intervalo das células endereçadas como (primeira célula do intervalo) e (última célula do intervalo). O sinal "=" indica que a palavra SOMA é uma função e não simplesmente uma palavra do texto. O sinal de "dois pontos" informa que é um intervalo de células. Clique em Ö ou tecle .
Para escolher outro intervalo de células a serem somadas clique e arraste o mouse sobre o intervalo.

Copiando uma fórmula

Há várias formas de copiar uma fórmula já preparada para outras células. Vamos utilizar o comando Copiar: Ative a célula que contém a fórmula a copiar
Selecione no menu Editar a opção Copiar;
Veja que a célula ativada ficará envolta por uma borda pontilhada e intermitente e leia a mensagem na barra de fórmulas: "Selecione o local de destino e tecle Enter ou use Colar".
Isso significa que você deve ativar a célula para a qual deseja copiar a fórmula e teclar ou selecionar novamente no menu Editar, a opção Colar seguida de . Veja que a fórmula foi copiada e a indicação das coordenadas foi ajustada automaticamente. Isto é, você fez uma cópia relativa e não absoluta. Mais adiante você aprenderá como copiar fórmulas sem alterar o valor original e como copiar apenas os valores resultantes de uma fórmula.

Utilizando o recurso de preenchimento automático

Percorrendo o ponteiro do mouse sobre uma célula, observe no canto inferior direito um ponto preto mais destacado. O ponteiro assume a forma de uma cruz preta fina e com o movimento de clique-arraste do mouse para as células destino você estará copiando o conteúdo da célula origem para essas células destino.
Se o conteúdo da célula origem for um texto ele será copiado para as demais. Se for uma fórmula ela será copiada automaticamente e relativamente, isto é, respeitando os dados das próprias linhas ou colunas. O ajuste da letra da coluna e/ou do número da linha é feito pelo Excel.

Apagando o conteúdo de uma célula

Ative a célula cujo contudo será apagado. clicando ela e pressione a tecla DELETE.
Uma segunda alternativa é selecionar no menu Editar a opção Limpar. Escolha uma das seguintes opções e pressione OK:
Tudo
Limpar tudo (formatos e conteúdo)
Formatos
Limpar apenas os formatos aplicados à célula (centralizado, por exemplo
Conteúdo
Limpar apenas a informação (texto, fórmula) e não os formatos da célula
Comentários
Limpar apenas explicações associadas à célula.

Formatando dados

Centralizando um texto em células selecionadas (uma ou mais colunas):
Selecione a(s) célula(s) onde deseja centralizar o texto. A seguir, no menu Formatar . Células, na guia Alinhamento selecione no quadro horizontal a opção Centralizar Seleção. Ou clique no botão Mesclar e Centralizar() da barra de ferramentas.

Para centralizar o conteúdo de uma ou mais células
Selecione a(s) célula(s) e clique o botão de alinhamento Centralizar () na barra de ferramentas.

Adicionando Bordas e grades na planilha

Selecione a célula ou conjunto de células, a linha ou coluna onde deseja inserir bordas e escolha na lista do botão Tipos de Bordas () ou selecione a seqüência de menu: Formatar - Células guia Borda. Através dessa guia é possível escolher o estilo (tipo de traço), cor etc. Clique OK.

Formatando Datas

Selecione as células onde deseja obter o formato de data(ex. 30/05/2010).
Escolha no menu Formatar - Células ..., escolha a guia Número. Na caixa de formatos de números o Excel fornece várias categorias de formatos possíveis. Escolha DATA e veja na caixa ao lado os formatos de datas permitidos. Escolha o formato de data desejado e clique OK. Em alguns casos a largura da célula pode não ser suficiente para algumas datas. Veja mais adiante como ajustar a largura das colunas e a altura das linhas.

Formatando Números

Na barra de formatos há alguns botões - já descritos em tabelas no início da apostila - para formatação de dados numéricos.
Outro modo de formatar números é:
selecione as células a formatar
escolha no menu Formatar a opção Células
na guia Número escolha a categoria e o formato para essas células
observe que as opções marcadas serão exibidas no quadro Exemplo que está na parte superior dessa guia
pressione o botão OK

O erro #####

O valor numérico ou fórmula em uma célula é muito grande para ser exibido dentro da célula. Redimensione a largura da coluna. (veja mais adiante).
Ao subtrair datas e horas, certifique-se que de que você tenha criado a fórmula corretamente. As datas e horas do Excel devem ser valores positivos. Se a fórmula de data ou hora produzir um resultado negativo, o Excel exibirá ##### na largura da célula.

Modificando a largura de uma ou mais colunas

Selecione a coluna pelo cabeçalho, clicando na letra da coluna. Perceba que toda a coluna ficou destacada. Para selecionar mais colunas, clique no cabeçalho da primeira, mantenha o mouse pressionado e arraste-o para a esquerda ou direita.
Escolha no menu Formatar - Coluna a opção Largura.... a caixa de largura da coluna mostrará o valor atual. Informe o novo valor e pressione OK.
Na opção Coluna do menu Formatar você pode ainda escolher Auto Ajuste da Seleção e o Excel formatará a coluna na largura exata para visualizar todos os dados.

Modificando a altura de uma linha

De modo semelhante, você pode aumentar a altura de uma linha.
Selecione a linha pelo cabeçalho, clicando sobre o número da linha. Perceba que toda a linha ficou destacada.
Escolha no menu Formatar - Linha a opção Altura.... A caixa de altura da linha mostrará o valor atual. Informe o novo valor e pressione OK.
Na opção Linha do menu Formatar você pode ainda escolher AutoAjuste e o Excel formatará a linha com a altura exata para visualizar todos os dados.
Dica: Existem ainda outras maneiras de se trabalhar a largura de uma coluna e a altura de uma linha:
Coloque o cursor do mouse exatamente na divisão entre as letras de coluna ou entre os números de linhas, até que o cursor se torne um sinal de cruz com setas apontando para a direita e esquerda no caso de coluna e para cima e para baixo quando for linha. Nesse momento clique, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste até colocar a largura da coluna ou altura da linha na posição desejada. Observe que as demais colunas e linhas permanecem inalteradas.

Funções do Excel

O conjunto de funções do Excel é bastante completo, incluindo funções matemáticas, trigonométricas, estatísticas, financeiras, lógicas, etc.
Por ser de uso freqüente, existe um botão na barra de ferramentas para acionar um Assistente de Função que orienta a criação da sentença que produzirá o resultado desejado.
Selecione a célula que receberá o resultado da função, clique no botão de Assistente de Função e siga os passos:
Etapa 1 de 2:
escolha a categoria na Caixa "Categoria da Função". Por exemplo TODAS
No quadro à esquerda "Nome da Função", selecione a função que deseja usar. Por exemplo MÉDIA. Pressione o botão OK.
Etapa 2 de 2:
nesta etapa você vai informar os parâmetros necessários para a construção da fórmula. Isso pode ser feito digitando o endereço das células nos campos ; ;.... ou de modo mais prático usando o mouse - clique-arraste - sobre o intervalo de células onde estão os dados a serem calculados na função escolhida. Pressione novamente o botão OK.
DICA: Uma vez criada, a função ou fórmula poderá ser facilmente movida ou copiada para outras células na planilha ou até mesmo entre planilhas diferentes, alterando automaticamente o endereço (coluna e linha) das células a serem calculadas.

Referência Absoluta ou Relativa

Ao copiar fórmulas e funções, o Excel utiliza o conceito de Referência Absoluta e Referência Relativa na alteração dos endereços das células.
Se o endereço é indicado simplesmente pela letra da coluna e pelo número da linha (por exemplo C2) então quando for efetuada uma cópia envolvendo essa célula serão automaticamente ajustadas a letra da coluna e o número da linha para a célula destino.
Por exemplo: suponha uma planilha onde as células C2 até C5 receberão o produto das respectivas células das colunas A e B:



A fórmula contendo o produto do conteúdo da célula A1 e da célula B1 está indicada em C1. Ao copiar essa fórmula para as células C2 até C5 automaticamente será ajustado o número da linha. Essa é a Referência Relativa.


Se na fórmula constasse $B$1 ( $ fixa a linha e/ou a coluna ), ao copiá-la para as demais linhas teríamos cada célula da coluna A multiplicada sempre pela célula B1, como no exemplo a seguir:




Os números indicados em negrito e itálico na tabela não foram utilizados na cópia pois a indicação $B$2 fez com que o produto fosse sempre efetuado pelo conteúdo da célula B2. Essa é a Referência Absoluta.
Sempre que for efetuar cópia de fórmulas em linhas ou colunas é importante observar se deseja a Referência Relativa (deslocando a referência de linhas e colunas) ou a Referência Absoluta (por exemplo uma tabela de valores em R$ multiplicadas por um índice em dólar - fixo para todos os cálculos). Veja o exemplo a seguir, apresentando as fórmulas envolvidas
Uma planilha contendo um orçamento de equipamentos de informática, cotados em moeda brasileira (Real) e moeda norte-americana (dólar). Neste caso o índice fixo é o valor do dólar em moeda brasileira, informado na célula C1 com Referência Absoluta ($C$1).
Dica: Para obter facilmente as possibilidades de referência com Referência Absoluta ao montar uma fórmula, use a tecla F4 quando o cursor estiver apontando para a célula em questão.
As possibilidades são:
C1
Referência Relativa em linha e coluna
$C$1
Referência Absoluta em linha e coluna
$C1
Referência Absoluta somente em relação à coluna
C$1
Referência Absoluta somente em relação à linha
Inserindo linhas em sua planilha

Para adicionar uma linha em sua planilha, selecione a linha acima da qual deseja a inclusão. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. Ou siga até o menu Inserir, opção Linhas.
Para adicionar mais de uma linha em sua planilha, selecione (clicando e arrastando pelo cabeçalho das linhas) o número de linhas a incluir. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. As novas linhas serão inseridas acima da primeira linha selecionada. Ou siga até o menu Inserir, opção Linhas.

Inserindo colunas em sua planilha

Para adicionar uma coluna em sua planilha, selecione a coluna à esquerda da qual deseja a inclusão. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. Ou siga até o menu Inserir, opção Colunas.
Para adicionar mais de uma coluna em sua planilha, selecione (clicando e arrastando pelo cabeçalho das colunas) o número de colunas a incluir. Com o botão direito do mouse ative o menu de atalho e escolha Inserir. As novas colunas serão inseridas à esquerda da seleção.

Imprimindo sua planilha

Configurando o papel
Antes de imprimir a planilha ou parte dela, são necessários alguns ajustes preliminares. No menu Arquivo escolha a opção Configurar Página, informando em cada uma das respectivas guias:
Página
Orientação: paisagem ou retrato;
Dimensionar:
Ajustar tamanho: reduzir/ampliar (%) os dados a serem impressos (é possível reduzir a 10% ou ampliar a 400% do tamanho original);
Ajustar páginas: reduz o tamanho dos dados da planilha para que se ajustem ao número de páginas especificado.
Tamanho do papel: Especifique o tamanho do papel que será usado na impressão;
Qualidade de Impressão da primeira página: quanto maior o número de dpi (pontos por polegadas) informados, maior qualidade terá a impressão.
Nº da primeira página: Automático é o valor padrão para início em 1. Altere-o se quiser outro número de início.
Margens Faça os ajustes necessários observando sempre o exemplo no quadro visualização.
Margens: direita/esquerda/inferior e superior
Da borda do papel: distância do cabeçalho e rodapé das bordas do papel
Centralizar na página:
horizontal: Centraliza a planilha entre as margens direita e esquerda;
vertical: Centraliza a planilha entre as margens superior e inferior.
Obs.: Mantendo essas duas opções assinaladas, a planilha será impressa no centro da página. (assinale-as e observe o quadro Visualização).
Cabeçalho/Rodapé
Como padrão do Excel é informado no cabeçalho (área entre a margem superior e a borda no topo do papel) o nome da pasta de trabalho que está sendo impressa (ex.: pasta1.xls) e no rodapé (área entre a margem inferior e a base do papel) exibe o número da página (ex.: Página 1). Para alterá-los, clique nas listas Cabeçalho/Rodapé e informe a opção desejada. Se optar por não imprimir cabeçalho e rodapé, clique a opção nenhum das duas listas. Se desejar acrescentar um novo (cabeçalho ou rodapé), pressione os botões de personalizar.
Planilha
Área de impressão: para definir um intervalo específico na planilha para ser impresso, clique sobre a caixa "Área de impressão" e em seguida clique e arraste, na planilha, selecionando a área que deseja imprimir. (Faça esse procedimento sem fechar a janela "Configurar Página").
Imprimir títulos - nesse quadro encontram-se as seguintes opções:
Linhas a repetir na parte superior: para imprimir o mesmo título em todas as páginas da planilha, clique na caixa ao lado e em seguida clique na planilha na linha onde se encontra esse título;
Colunas a repetir à esquerda: para imprimir o mesmo título (de uma ou mais colunas) em todas as páginas da planilha, clique na caixa ao lado e em seguida clique na coluna onde se encontra esse título.
Imprimir:
Linhas de grade: com essa opção marcada, as linhas horizontais e verticais que delimitam as células serão impressas com os dados da planilha, como uma tabela com bordas;
Preto e branco: Se existirem dados formatados com cores na planilha, na impressão eles serão alterados para preto e branco;
Qualidade de rascunho: Diminui o tempo de impressão e não imprime as linhas; de grade e a maioria dos gráficos;
Cabeçalhos de linha e coluna: imprime as letras no topo das colunas e os números à esquerda das linhas junto com os dados da planilha.
Comentários: Imprime notas de células das planilhas;
Ordem da página: Para controlar a ordem em que os dados são organizados (numerados) quando não cabem em uma página, clique sobre "Abaixo e à direita" ou "À direita e abaixo" e observe a ordenação no exemplo ao lado.
Dica: Clicando diretamente o botão na hora de imprimir, toda a planilha será enviada para a impressora padrão, não passando pela janela de configurações "Configurar Página". Use esse botão somente quando tiver certeza que as opções necessárias já foram bem definidas.